Unterlagen anbieten

Anbietungspflichtig sind:

• Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen des Freistaates Sachsens (§ 5 Sächsisches Archivgesetz),
• im Regelfall Bundesbehörden mit regionaler Zuständigkeit im Freistaat Sachsen (§ 7 Bundesarchivgesetz).

Wenn Sie sich unsicher sind, ob für Ihre Stelle eine Anbietungspflicht besteht, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Welche Abteilung des Staatsarchivs für die Archivierung Ihrer Unterlagen zuständig ist, können Sie der folgenden Liste entnehmen. Sie finden darin auch die Namen Ihrer persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner.

Falls Sie zum ersten Mal mit uns Kontakt aufnehmen möchten, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an die unten verlinkte Adresse.

Grundsätzlich müssen sämtliche Unterlagen angeboten werden:

• wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, oder
• spätestens 30 Jahre nach der Entstehung der Unterlagen, wenn keine längere Aufbewahrungsfrist festgelegt ist, oder
• elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen. Das können z. B. Fachverfahren sein oder Beiträge in den Sozialen Medien.

Wichtig: Die Anbietungspflicht gilt auch für Unterlagen, die dem Datenschutz oder dem Geheimschutz unterliegen und für personenbezogene Daten, die aufgrund anderer Bestimmungen gelöscht, vernichtet oder in der Verarbeitung eingeschränkt werden müssten oder könnten oder in der Verarbeitung eingeschränkt worden sind (§ 5 Absatz 2 Sächsisches Archivgesetz)!

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner (siehe oben bei »Wer ist für Sie zuständig«).

Ausgenommen von der Anbietungspflicht sind nur die Unterlagen, für die das Staatsarchiv eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung (UVG) erteilt hat. Was eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung ist und wie Sie sie erhalten, können Sie in der unten verlinkten Kurzinformation nachlesen. Eine Übersicht der bisher erteilten unbefristeten Vernichtungsgenehmigungen finden Sie im Intranet des Freistaates Sachsen (ZIWD) im Textabschnitt »Vernichtung«.

Zusätzlich sind die anbietungspflichtigen Stellen verpflichtet, die von ihnen herausgegebenen Veröffentlichungen unmittelbar nach Erscheinen einfach an das Sächsische Staatsarchiv abzugeben (§ 5 Absatz 5 Sächsisches Archivgesetz).