Elektronische Unterlagen

Fachverfahren sind komplexe Anwendungen, die wichtige Aufgaben und Prozesse unterstützen. Sie bestehen fast immer aus einer Nutzungsumgebung mit vorgegebenen Eingabe- und Abfragemasken und werden im Hintergrund von Datenbanken betrieben. Oft sind Fachverfahren essentiell für die Aufgabenerfüllung einer Behörde. Einige Fachverfahren werden auch behördenübergreifend genutzt oder tauschen Daten mit anderen Fachverfahren aus.

• Ein neues Fachverfahren wird eingeführt (§ 4 Absatz 5 Sächsisches Archivgesetz).
• Ein Fachverfahren steht vor der Abschaltung oder wurde schon außer Betrieb genommen.
• Ein laufendes Fachverfahren hat durch neue Eintragungen und Löschungen ständig wechselnde inhaltliche Sachstände (§ 5 Absatz 1 Sächsisches Archivgesetz).
• Es gibt für ein Fachverfahren noch keine Bewertungsentscheidung des Staatsarchivs.

Im ersten Schritt bewertet das Staatsarchiv das angebotene Fachverfahren. Das bedeutet, dass die Archivarinnen und Archivare entscheiden, ob das Fachverfahren archivwürdig ist und archiviert werden soll. Dazu müssen z. B. folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Bedeutung hat das Fachverfahren für die Aufgabenerledigung?
• Liegen die Informationen ausschließlich im Fachverfahren vor?
• Ist das Fachverfahren mit anderen Fachverfahren über Schnittstellen verbunden?

Sollte das Fachverfahren archivwürdig sein, werden im nächsten Schritt technische Absprachen mit dem Staatsarchiv getroffen, z. B.:

• Wie können Daten aus dem Fachverfahren exportiert werden?
• In welchen Datenformaten können die Daten exportiert werden?
• Wie können die Daten an das Staatsarchiv übertragen werden?

Danach werden die Daten dem Staatsarchiv übergeben. Das Staatsarchiv archiviert die Daten im Elektronischen Staatsarchiv el_sta.

Für den Fall, dass ein laufendes Fachverfahren archivwürdig ist und in regelmäßigen Zeitabschnitten Daten an das Staatsarchiv übergeben werden müssen, empfiehlt sich die Einrichtung einer permanenten Schnittstelle zum Staatsarchiv, um den Aufwand für die Aussonderungen zu minimieren.

Elektronische Akten (E-Akten) werden innerhalb der Software VIS.SAX verwaltet. Für die Anbietung und Aussonderung von E-Akten aus VIS.SAX wird demnächst der »Leitfaden elektronische Langzeitspeicherung und Aussonderung (elLA)« zur Verfügung gestellt.

Verfahrensakten der Justiz werden innerhalb der Software VIS-Justiz verwaltet. Für die Anbietung und Aussonderung von E-Akten aus VIS-Justiz arbeiten das Staatsarchiv und die Justiz aktuell an einer standardisierten Schnittstelle (Stand August 2024).

Fast alle Stellen des Freistaates betreiben öffentlich zugängliche Websites unter der Adresse »sachsen.de«. Es können auch Websites mit gesonderten Adressen vorkommen.

Grundsätzlich müssen Websites nicht gesondert angeboten werden. Das Staatsarchiv archiviert Websites in regelmäßigen Abständen in Form von »Webcrawls« (Website-Kopien).

Ausnahmen: Wenn neue Websites ins Internet gestellt oder vom Netz genommen werden, teilen Sie dies bitte unter Angabe der betroffen URL (Linkname) dem Staatsarchiv mit:

E-Mail: el_sta@sta.smi.sachsen.de

Auch Auftritte in den Sozialen Medien sind dem Staatsarchiv anzubieten. Dazu gehören z. B. Accounts bei Plattformen wie »X« (ehemals Twitter), Instagram, Facebook, YouTube u. a.

Bitte teilen Sie dem Staatsarchiv folgende Angaben mit:

• Plattform-Name
• Account-Name
• Zweck des Accounts: Institutions-, Themen-, Personen-Account bzw. wofür der Account genutzt wird
• eventuelle Zugriffsbeschränkungen für Dritte (Sind Posts komplett öffentlich einsehbar? Ist eine Kommentarfunktion für Dritte nutzbar? Etc.)
• seit wann der Account besteht (bei erstmaliger Anbietung)
• ob eine Abschaltung des Accounts bevorsteht
• ob weitere Accounts bestehen

Die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner finden Sie in der »Liste der Anbietungspflichtigen Stellen«.

Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit und legt fest, welche Inhalte archiviert werden. Ggf. wird ein Turnus für regelmäßige Übernahmen bestimmt. Schließlich wird ein geeigneter Weg zur Datenübernahme mit Ihnen abgestimmt.

In der Regel bieten Plattformen für Account-Inhabende eine Exportfunktion für selbst veröffentlichte Daten bzw. Account-Daten an. Hier können Ausgabeformen (Dateiformate, Zeitschnitte etc.) variieren.

Dateiverzeichnisse können auf Datenträgern gespeichert sein z. B.:

• Computer-Festplatte
• Disketten
• CD / DVD
• USB-Sticks oder USB-Festplatten

Dateiverzeichnisse werden auch als Laufwerk, Explorer, File-Ablage u. Ä. bezeichnet.

Grundsätzlich sind Dateiverzeichnisse für die rechtsverbindliche Dokumentation von Verwaltungshandeln nicht geeignet. Dafür ist die Papier-Akte oder die elektronische Akte zu nutzen. In Dateiverzeichnissen sollen nur Informationen abgelegt werden, die nicht aktenrelevant sind. Aufgabe des Staatsarchivs ist es, das Verwaltungshandeln rechtsverbindlich zu dokumentieren.

Deshalb sind Dateiverzeichnisse nur in Ausnahmefällen dem Staatsarchiv anzubieten:

• wenn eine reguläre Aktenführung nicht existiert und stattdessen aktenrelevante Unterlagen im Dateiverzeichnis abgelegt sind
• oder wenn ein Dateiverzeichnis die aussagekräftigste oder vollständigste Möglichkeit zur Überlieferung eines bestimmten Sachverhalts ist.

Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das Staatsarchiv, um zu klären, ob ein Dateiverzeichnis anzubieten ist.

Die zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner finden Sie in der »Liste der Anbietungspflichtigen Stellen«.

Dateiverzeichnisse sind sehr unterschiedlich im Hinblick auf Ablage-Struktur, Dateiformate usw. Deshalb muss das weitere Verfahren für die Anbietung, Bewertung und Übernahme mit dem Staatsarchiv im Einzelfall geklärt werden.

Bitte kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner oder Ihre Ansprechpartnerin beim Staatsarchiv.

Datenträger, die Papierakten zugeordnet sind, müssen mit diesen zusammen angeboten und ausgesondert werden.