Analoge Unterlagen
Anbietung und Aussonderung
Bevor Sie Unterlagen anbieten, prüfen Sie bitte:
- Gibt es eine Ausnahme von der Anbietungspflicht?
Nicht anzubieten sind Unterlagen, wenn eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung vorliegt oder wenn sie gemäß einer Rechtsvorschrift »nicht anzubieten« sind. In diesen Fällen lesen Sie bitte weiter bei »Nicht archivwürdige Unterlagen vernichten«.
- Sind die Unterlagen direkt zu übergeben?
Keine gesonderte Anbietung ist nötig, wenn die Unterlagen gemäß einer Rechtsvorschrift »zu übergeben« sind. In diesem Fall lesen Sie bitte weiter bei »Archivwürdige Unterlagen übergeben«.
- Gibt es ein Bewertungsmodell?
Falls es ein Bewertungsmodell gibt, folgen Sie bitte den Regelungen dort.
Folgende Bewertungsmodelle liegen vor:
- Modell zur archivischen Bewertung der Liegenschaftskatasterunterlagen des Freistaates Sachsen (*.pdf, 0,56 MB) (nicht barrierefrei)
In allen anderen Fällen ist eine Anbietung nötig. Dafür muss ein Anbietungsverzeichnis erstellt werden. Bitte lesen Sie weiter bei »Das Anbietungsverzeichnis erstellen«.
Das Anbietungsverzeichnis listet die Unterlagen einzeln auf, also z. B. jede Akte. In der Regel können Anbietungsverzeichnisse elektronisch aus dem Programm heraus erstellt werden, in dem die Unterlagen verwaltet werden (z. B. Registraturprogramm, Fachverfahren). Üblicherweise werden sie als Excel-Datei ausgegeben. Für die Übersendung des Anbietungsverzeichnisses nutzen Sie bitte die Cloud-Lösung »SiDaS«. Das Staatsarchiv stellt Ihnen dafür einen Link bereit.
Sollte die automatisierte Erstellung eines Anbietungsverzeichnisses nicht möglich sein, müssen die anzubietenden Unterlagen einzeln in einer Excel-Tabelle erfasst werden. Das heißt, jede Einheit (z. B. Akte) wird einzeln aufgeführt. Dafür stehen folgende Vorlagen zur Verfügung:
Bearbeiterinnen und Bearbeiter und Registraturen kennen »ihre« Unterlagen am besten. Deshalb haben Sie die Möglichkeit, Unterlagen zur Archivierung vorzuschlagen. Dafür nutzen Sie im Anbietungsverzeichnis die Spalte »Vorschlag Behörde«: Tragen Sie dort ein »A« ein, wenn die Unterlagen aus Ihrer Sicht bleibenden Wert besitzen. Es ist hilfreich, wenn Sie eine kurze Begründung für Ihren Vorschlag ergänzen.
Wenn Sie eine der folgenden Fragen mit »Ja« beantworten können, sollten Sie die Unterlagen zur Archivierung vorschlagen:
- Enthalten die Unterlagen Informationen zu wesentlichen Aufgaben oder Entscheidungen?
- Dokumentieren die Unterlagen einen Umbruch, den Beginn oder das Ende einer Entwicklung?
- Spiegeln die Unterlagen regionale Besonderheiten wider?
- Behandeln die Unterlagen bekannte Unternehmen oder Personen aus dem öffentlichen Leben?
- Betreffen die Unterlagen Fälle, die in der Öffentlichkeit besonders wahrgenommenen wurden, z. B. in der Presse oder in den Sozialen Medien?
- Standen die Unterlagen im Interesse des Landtags, z. B. für einen Untersuchungsausschuss?
Es ist auch möglich, zu vermerken, dass Sie Unterlagen für nicht archivwürdig halten. Bitte tragen Sie dann ein »V« in die Spalte »Vorschlag Behörde« ein.
Mithilfe des Anbietungsverzeichnisses wählen die Archivarinnen und Archivare die Unterlagen aus, denen ein bleibender Wert zukommt (§ 2 Absatz 3 Sächsisches Archivgesetz). Es kann aber sein, dass zusätzlich eine Einsichtnahme in die angebotenen Unterlagen sowie in Registraturhilfsmittel erforderlich ist. Die anbietende Stelle ist verpflichtet, diese Einsichtnahme zu ermöglichen.
Für die Auswahl der Unterlagen, die archiviert werden sollen, hat das Staatsarchiv sechs Monate Zeit.
Die archivwürdigen Unterlagen (Bewertung »A«) sind innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Bewertungsverfahrens an das Staatsarchiv abzugeben (§ 5 Absatz 7 Sächsisches Archivgesetz). Die Kosten für die Abgabe archivwürdiger Unterlagen trägt die abgebende Stelle.
Vorab schicken Sie bitte den Ablieferungsnachweis in elektronischer Form (Excel-Datei) über »SiDaS« zu. Zusätzlich legen Sie ihn bitte in ausgedruckter Form der Ablieferung bei. Der Ablieferungsnachweis ist in der Regel das bereinigte Anbietungsverzeichnis: Darin sind nur die abzugebenden Unterlagen aufgelistet. Für einige Unterlagen steht die Archivwürdigkeit ohne vorherige Anbietung fest. Diese werden direkt in einem Ablieferungsnachweis aufgelistet.
Für Personalakten gibt es einen eigenen Ablieferungsnachweis:
Bitte beachten Sie:
- Stimmen Sie mindestens 14 Tage im Voraus den Abgabetermin mit der zuständigen Archivabteilung ab. Es kann sinnvoll sein, kleinere Abgaben zu bündeln, um die Transportkosten und den Bearbeitungsaufwand gering zu halten.
- Nummerieren Sie die gesamte Abgabe fortlaufend durch. Mit welcher Nummer Sie beginnen, teilt Ihnen das Staatsarchiv mit.
- Jede abzugebende Einheit (z. B. Akte) erhält eine eigene Nummer. Tragen Sie diese Nummer sowohl außen auf der Einheit (z. B. Aktendeckel, Deckblatt) als auch im Ablieferungsnachweis ein.
Unterlagen, die das Staatsarchiv als nicht archivwürdig bewertet hat, sind durch die abgebende Stelle zu vernichten, wenn weder Rechtsvorschriften noch schutzwürdige Belange betroffener Personen entgegenstehen (§ 5 Absatz 7 Sächsisches Archivgesetz). Über die Vernichtung ist ein Vernichtungsnachweis zu erstellen. Es ist auch möglich, dafür die Vernichtung im bewerteten Anbietungsverzeichnis zu vermerken. Der Nachweis über die Vernichtung muss 30 Jahre aufbewahrt werden.
