Aufgaben
Ist die Aufbewahrungsfrist ihrer Unterlagen abgelaufen, müssen die Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Freistaates Sachsen diese dem Staatsarchiv zur Übernahme anbieten. Das Staatsarchiv entscheidet, welche Unterlagen einen bleibenden Wert haben. Mit Übernahme ins Staatsarchiv werden diese Unterlagen zu Archivgut. Diese Aufgabe eines Archivs wird Überlieferungsbildung genannt.
Hinweise zur Aussonderung und Anbietung von Unterlagen finden Sie auf der unten verlinkten Webseite.
Das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut ist eine Voraussetzung für die spätere Benutzung und wird als »Erschließung« bezeichnet. Dazu gehört die Zuordnung der Archivalien zu einem Bestand. Alle Bestände sind in unserer Beständeübersicht systematisch geordnet. Die einzelnen Archivalien werden auch »Verzeichnungseinheiten« genannt. Das können Akten sein, aber auch Urkunden, Landkarten, Filme oder anderes. Jede Verzeichnungseinheit erhält eine eindeutige Nummer und einen Titel, der den Inhalt prägnant wiedergibt. Dazu wird die Datierung erfasst, das heißt die Zeit, aus der die Unterlagen stammen. Oft wird in einem »Enthält-Vermerk« der Inhalt der Verzeichnungseinheiten noch genauer beschrieben. Diese Angaben (Nummer, Titel, Datierung etc.) werden Erschließungsdaten genannt.
Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
(Nicht barrierefreie Dokumente. Bei Bedarf können Inhalte daraus als konforme Alternativversion bereitgestellt werden.)
In den Lesesälen an den Standorten des Staatsarchivs kann jeder das Archivgut einsehen. Inzwischen sind mehrere Millionen Bilddateien von Archivalienseiten im Internet verfügbar. Zur Vorbereitung einer Benutzung veröffentlicht das Staatsarchiv alle rechtlich freien Erschließungsdaten auf seiner Website und in deutschland- bzw. europaweiten Portalen. Das Staatsarchiv gibt einfache Auskünfte und fertigt auf Antrag Kopien von Dokumenten an.
Um das Archivgut auch künftigen Generationen zu erhalten, muss es konserviert und in Einzelfällen auch restauriert werden. Die sogenannte »Bestandserhaltung« umfasst mehrere Arbeitsschritte von der sachgerechten Verpackung und Lagerung des Archivguts, der Restaurierung und Wiederherstellung der originalen Archivalien bis hin zur Verfilmung oder Digitalisierung zu deren Schutz.
Wir digitalisieren vor allem häufig genutzte Archivalien, um sie online zu stellen und ortsunabhängig zugänglich zu machen. Ein Digitalisat ist eine elektronische Kopie einer analogen Vorlage, z. B. einer papiernen Akte. Durch die Bereitstellung des Digitalisats wird das Original außerdem geschont. Das gilt auch für audiovisuelle Medien wie Tonbänder oder VHS-Kassetten.
Das Staatsarchiv berät anbietungspflichtige Stellen u. a. bei der Schriftgutverwaltung sowie der Anbietung und Aussonderung von Unterlagen und unterstützt nichtstaatliche Archive in archivfachlichen Fragen. Im Rahmen der Genehmigung von kommunalen Wappen erstellt das Staatsarchiv Gutachten zum Wappenentwurf.
Weitere Informationen finden Sie über die folgenden Links:
