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Workshop mit Archivsoftwareherstellern

Teilnehmer des Workshops mit Anbietern archivischer Software in Vortragssaal

Workshopteilnehmer
(© Sächsisches Staatsarchiv / Foto: Dr. Nils Brübach)

Am 10. März 2016 veranstaltete das Sächsische Staatsarchiv im Rahmen des mit Mitteln der DFG geförderten Projekts zum Auf- und Ausbau des Archivportals-D einen Workshop mit den Anbietern archivischer Software.

An der eintägigen Veranstaltung nahmen Vertreter des Bundesarchivs, der Deutschen Nationalbibliothek bzw. der Deutschen Digitalen Bibliothek, des Landesarchivs Baden-Württemberg, des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen, der Sächsischen Landesbibliothek Dresden, Staats- und Universitätsbibliothek, der Firmen Augias-Data, Land Software-Entwicklung und Startext GmbH teil. Im Mittelpunkt des Workshops stand der Austausch zwischen Portal und Softwareanbietern über technische Möglichkeiten und fachliche Anforderungen zur Verbesserung der Lieferung von archivischen Erschließungsdaten als Basis eines leichteren Ingests und zur Reduzierung des Aufwands zur Nachbearbeitung, bevor die Erschließungsdaten im Portal sichtbar und suchbar werden.

Ziel ist es, alle Erschließungsinformationen, bei denen dies rechtlich möglich ist, im Archivportal-D bereit zu stellen. Dafür sind eine enge Zusammenarbeit und der regelmäßige Austausch, gerade über aktuelle Entwicklungen, zwischen den Anbietern von archivischer Software und den Portalbetreibern unabdingbar. Dieser Workshop war bereits der dritte Termin nach zwei durch das Landesarchiv NRW ausgerichteten vergleichbaren Veranstaltungen[1],  jedoch der erste nach der Freischaltung des Portals. Er bot somit die Möglichkeit, praktische Erfahrungen im Umgang mit Datenlieferungen aus den unterschiedlichen Systemen und bereits vorgenommene Anpassungen zu diskutieren.

Im Ergebnis bieten nach Aussagen der Hersteller alle großen, in Archiven in Deutschland eingesetzten Softwarelösungen[2] in ihren neuesten Versionen Exportwerkzeuge, mit deren Hilfe Erschließungsdaten in einer Standardkonfiguration als wohlgeformtes und valides EAD im DDB-Profil exportiert werden können. Dies gilt auch für die neuesten Versionen der von einigen Softwareanbietern vertriebenen Express- bzw. Kompaktlösungen, die es besonders kleineren Archiven ermöglichen, ohne Aufwand Erschließungsdaten ins Portal zu geben. Wichtig ist hierbei: EAD (DDB) bleibt in der vorliegenden Version 1.1 als Standard für den Datenexport ins Archivportal in Anwendung, auch wenn Veränderungen des internationalen Basisstandards in der neuen Version EAD 3 perspektivisch einige Anpassungen notwendig machen werden.

Um insbesondere bei Erstlieferungen von Erschließungsdaten den sehr hohen Aufwand zur Anpassung zur Gewährleistung der Standardkonformität zu reduzieren, der derzeit noch durch die DDB-Fachstelle Archiv beim Landesarchiv Baden-Württemberg (eine weitere wird im laufenden Jahr  beim Bundesarchiv eingerichtet) geleistet wird, müssen auch die Archive als Datenlieferanten tätig werden und dazu bereits vorhandene Werkzeuge nutzen: Dazu gehört die möglichst rasche durchgängige Nutzung stabiler Identifier und der Übergang von bisher – vor allem in älteren – noch im Einsatz befindlichen Versionen von Archivsoftwareanwendungen gebräuchlichen Exportformaten zur ausschließlichen Nutzung von validem EAD(DDB) als Ausgabe- und Austauschformat. Damit hierbei die Datenqualität nicht zu kurz kommt und auch archivspezifische inhaltliche Anpassungen berücksichtigt werden können, müssen Datenlieferanten dem konzeptionellen Mapping (Wie lassen sich individualisierte Erschließungsdaten über EAD abbilden?)  und auch der Datenqualität (Vollständigkeit und Richtigkeit der inhaltlichen Angaben zu Archivgut) größere Aufmerksamkeit widmen als bisher und erforderlichenfalls ihre Erschließungsdaten selbst redaktionell nachbearbeiten. Mit dem »Data Preparation Tool« steht hierfür bereits jetzt ein geeignetes Werkzeug zur Verfügung.

Weiterführende Links:

https://www.archivportal-d.de/

http://www.landesarchiv-bw.de/web/54267

[1] Workshop EAD und METS, 10.9. 2012 sowie Workshop für Hersteller von Archivsoftware und Dienstleister für Digitalisierung und Retrokonversion von Archivgut, 21.11. 2013.

[2] Die Firma scope solutions ag musste ihre Teilnahme an dem Workshop kurzfristig absagen.

 

Aktualisierung (17.06.2016):

Im Zuge des Workshops mit den Anbietern archivischer Software im März dieses Jahres war intensiv über die Möglichkeiten eines möglichst einfachen Werkzeugs zur Aufbereitung und Anpassung von Datenlieferungen an das Archivportal-D gesprochen worden. Um insbesondere bei Erstlieferungen von Erschließungsdaten den sehr hohen Aufwand zur Anpassung zur Gewährleistung der Standardkonformität zu reduzieren, der derzeit noch durch die DDB-Fachstelle Archiv geleistet wird, müssen auch die Archive als Datenlieferanten tätig werden. Als ein Werkzeug, mit dessen Hilfe ohne großen Aufwand an das standardisierte Lieferformat EAD(DDB) angepasst werden kann, steht nun das »Data Preparation Tool« sowie eine Dokumentation zu seiner Nutzung unter: https://pro.deutsche-digitale-bibliothek.de/dokumente-links-fuer-archive zum freien Download bereit.

Referate:

Vorstellung der Ergebnisse der Projektphase 2 des DFG-geförderten Projekts »Archivportal-D«

EAD 3: Sachstand und Anpassungsbedarf für EAD (DDB)

Der Weg ins Portal: Kurzvorstellung der Datenexportfunktionen von:

Der Weg ins Portal: Erfahrungen der Fachstelle Archiv im Handling mit den gelieferten Daten

Ausblick: Normdaten, Einbindung von Digitalisaten und Alternativen bei der Datenlieferung

Präsentation von Digitalisaten: Die archivfachliche Weiterentwicklung des DFG-Viewers

Normdaten und Persistente Identifikatoren

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