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Aussonderung und Anbietung

Schriftgutverwaltung

Es ist gesetzlicher Auftrag des Sächsischen Staatsarchivs, Behörden, Gerichte und öffentliche Stellen des Freistaates Sachsen sowie einzelne Bundesbehörden bei der Schriftgutverwaltung zu beraten.

Zur Beratung gehören z. B. die Ordnung und Registrierung nach dem Landeseinheitlichen Aktenplan (LEAP), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie die Aussonderung von analogen und elektronischen Verwaltungsunterlagen aus der Altregistratur.

Wir bieten Merkblätter und Handreichungen, Fortbildungsveranstaltungen zur Schriftgutverwaltung an der Akademie für öffentliche Verwaltung des Freistaates Sachsen, die Beratung Ihrer Einrichtung sowie Besuche im Staatsarchiv an.

Anbietungspflicht

Für Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen besteht eine Anbietungspflicht gemäß § 5 Sächsisches Archivgesetz und auf Grundlage der Verwaltungsvorschrift über die Führung von Akten (VwV Aktenführung) bzw. anderer Rechtsvorschriften oberster Staatsbehörden.

Für bestimmte Bundesbehörden mit regionaler Zuständigkeit besteht gegenüber dem Sächsischen Staatsarchiv eine Anbietungspflicht auf Grundlage § 2 Abs. 3 Satz 1 Bundesarchivgesetz.

Liste der anbietungspflichtigen Stellen

Welche Abteilung des Staatsarchivs für die Archivierung Ihrer Unterlagen zuständig ist, können Sie der folgenden Liste entnehmen.

Aussonderung, Anbietung und Abgabe von Unterlagen

Grundsätzlich sind alle entstandenen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist anzubieten, sofern sie für den Dienstgebrauch nicht mehr benötigt werden. Davon unabhängig sind sie spätestens 30 Jahre nach Entstehung anzubieten.

Für die Anbietung und Abgabe sind möglichst elektronische Listen zu verwenden. Entsprechende Muster finden Sie unter den Handreichungen.

Nur ein kleiner Teil der entstehenden Unterlagen ist archivwürdig. Die Einschätzung der Archivwürdigkeit, die so genannte Bewertung, erfolgt durch das Staatsarchiv. Wird die Archivwürdigkeit bejaht, sind die Unterlagen an das Staatsarchiv abzugeben, nicht Archivwürdiges ist durch die anbietende Stelle zu vernichten.

Um das Aussonderungs- und Anbietungsverfahren zu erleichtern, können Sie bei der zuständigen Abteilung des Staatsarchivs einen Antrag auf unbefristete Vernichtungsgenehmigung für ganze Unterlagengruppen stellen. Die zur Vernichtung freigegebenen Unterlagen brauchen fortan nicht mehr angeboten zu werden. Die bisher erteilten Vernichtungsgenehmigungen finden Sie im Landesweb des Freistaates Sachsen (Intranet).

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Personen in Altregistratur

Ansprechpartner

Abteilung Zentrale Aufgaben, Grundsatz

Dr. Michael Klein

  • SymbolTelefon:
    (+49) (0)351-89 219 800

Fachabteilungen

Die in den Abteilungen zuständigen Ansprechpartner finden Sie über die folgende Übersicht.

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